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FP情報「導入手順と効果」③

引き出しにはルールがあります

整理の第一歩は、自分の机の引き出しです。

引き出しを活用して、終業時、机の上はには電話とパソコンだけしかない

という状態にしましょう。

引き出しにはそれぞれ役割があります。

標準的なデスクには、センター引き出し、小引き出し、中引き出し、

大引き出しの4つの引き出しがあります。

どの引き出しに何を入れるかを決め、ルール化しておきましょう。

センター引き出しは、何も入れないのが原則です。

ここは、ちょっと席を外すときに、作業中の文書や回覧物をしまう

スペースです。リポート用紙、メモ帳、長い定規があればここにしまいましょう。

小引き出しは、ペン類やはさみなどの文房具や電卓を入れる場所です。

中をトレーで区切り、よく使うものを取り出しやすいよう配置します。

必要な数のみを揃え、必要以上にストックしないようにしましょう。

中引き出しは、個人で買った辞書や名刺などを入れます。

ハンコや貴重品用手提げ金庫などを入れることもあります。

大引き出しは、A4サイズの文章フォルダーをたてて入れます。

オフイスで共有すべきものは入れてはいけません。

手前から、

①その日に処理出来なかった“やりかけの文書“を入れる

②個人で収集、作成した業務上の参考資料、

③会社や労組などから個人的に配布されたもの、

④まったくプライベートな私物、の順番に入れます。

以上のように、自分のデスクにしてもよいのは、

原則「懸案フオルダー」や個人的に作成したもの、

または個人宛に配布されたようなもの、私物、といったように、

異動があっても後の人に引き継がないものです。

それ以外の業務上のフオルダー、使用後には共有キャビネットに

戻すことを徹底して下さい。

つづく

明日もあなた様に

すべての良き事が雪崩の如く起きます

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