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FP情報 「ファイリングの仕組み④」

移し替える手間を惜しんではいけない


基本ルールの3つ目は


「文書に流れをもたせる」


ことです。不要な文書を廃棄し、オフィスで共有化したら、


その状態をキープするために必要なルールが


「文書の流れ」です。


例えば、当年度の文書はその利用頻度と使い勝手を


考慮して、3段キャビネットの上2段に収納します。


前年度の文書は下の段。


そして年度末になった際には、文書がオフィス内に滞留しないように


「オフィス→廃棄」「オフィス→書庫室→廃棄」


といった文書の流れをつくり、


絶えず利用価値の高い文書をオフィス内に残すようにします。

使わない書類がオフィス内に何十年も保管してある・・・


というようなオフィスでは仕事の能率も上がりません。


文書に流れを持たせる手順を惜しまないことで、


効率的な職場環境が生まれることをぜひ知っておいて下さい。


明日もあなた様に

全ての良き事が雪崩の如く起きます



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