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FP情報 「ファイリングの仕組み②」

オフィスのIT化が進むとペーパーレスになり、

デスク周りはすっきりするはずでしたが、現実はそうもいきません。

むしろEメールやそれを印刷した文章、

パソコンで作成した電子文書と紙文書が混在しているうえに、

データの保存や検索、バックアップ、セキュリュティー対策など、

新たな問題が発生します。

ファイリングの考え方は、こうした情報の整理にも

大きな力を発揮します。

ため込んだ書類の50%は不要なもの

基本ルールの1つ目は

「不要なものは捨てる」ということです。デスクの上に、

・保存年限が過ぎている書類

・他の人が持っている重複書類

・過去1年間利用しなかった書類

・電子データとして原本があるもの

・期日が過ぎている会議や展示会の案内状

・すでに名簿化されている年賀状

・用済みのDM・.カタログ・パンフレット

など積み上げていませんか?

資料の価値は、「いつか使うかも?」

ではなく「何度見直したか」にあります。

有用に思えなかった資料でも、

一度も手に取らなかったものは不要です。

オフィスにある書類の50%は廃棄してもよい

というデータがあります。20%は使用頻度が少ないため

倉庫に移動してよいものです。

本当に必要なものは、今ある書類の30%です。

つづく

明日もあなた様に

全ての良き事が雪崩の如く起きます

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